Pengenalan Sistem Informasi dan Strategi Organisasi

Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri dari bagian yang berkaitan antara satu sama lainnya untuk mecapai suatu tujuan tertentu seperti halnya suatu organisasi atau perusahaan. Akan tetapi keberhasilan suatu organisasiatau perusahaan tergantung kepada orang yang mengelolanya. Terdirinya suatu sistem meliputi beberapa elemen, seperti masukan, pengolahan, dan pengeluaran.

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan menjadi berarti bagi penggunanya. Pentingnya suatu informasi adalah untuk mengurangi ketidak pastian didalam suatu proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi akan bernilai bila manfaatnya lebih efektif.

Sistem informasi berbasis komputer adalah sistem pengolahan data menjadi suatu informasi yang berkualitas, berguna bagi penerimanya, dan dimanfaatkan sebagai alat bantu dalam pengambilan suatu keputusan.

Sistem informasi bernasis komputer banyak diaplikasikan dalam banyak hal;

Sistem informasi akuntansi (SIA) melaksanakan akuntansi perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan pengolahan data yang tinggi. Tujuan pengolahan data adalah mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan suatu organisasi atau perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan suatu informasi untuk pemakai didalam dan diluar perusahaan. SIA mempunyai 4 tugas dasar yaitu; pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data, dan penyiapan data. Contohnya suatu organisasi atau perusahaan yang mendistribusikan produk dan jasanya kepada konsumen.

Sistem informasi manajemen (SIM) mempunya tujuan memenuhi informasi kebutuhan umum semua organisasi atau perusahaan

Dampak TI pada organisasi

Penggunaan teknologi informasi, termasuk Web, telah membawa banyak perubahan organisasional dalam berbagai area, antara lain:

1. Struktur organisasi, otoritas, kekuatan

TI memungkinkan peningkatan produktivitas para manajer, perluasan pengendalian (banyak karyawan untuk tiap supervisor), dan pengurangan jumlah manajer serta tenaga ahli. Maka akan semakin sedikit tingkat manajerial yang akan ada dalam banyak perusahaan, dan akan makin sedikit pula staf manajer operasi. Hierarki organisasional yang lebih datar akan menghasilkan pengurangan dalam jumlah total karyawan, rekayasa ulang proses bisnis, peningkatan produktivitas karyawan, dan kemampuan karyawan di tingkat yang lebih rendah untuk melakukan pekerjaan di tingkat yang lebih tinggi melalui dukungan sistem informasi. Perkembangan terbaru dalam sistem terkomputerisasi mengubah struktur kekuatan dalam perusahaan.

2. Tugas dalam pekerjaan

Sebuah tugas dalam pekerjaan akan berhubungan dengan tanggung jawab pekerjaan tersebut. Dalam hal ini TI mengubah tugas dalam pekerjaan dan kumpulan kemampuan. Tanggung jawab pekerjaan penting tidak hanya karena berkaitan dengan stuktur perusahaan, tetapi juga karena berkaitan dengan kepuasan karyawan, kompensasi, status, dan produktivitas. Berbagai perubahan dalam tanggung jawab pekerjaan terjadi ketika restrukturisasi proses bisnis dilakukan, dalam hal ini diperlukan kemampuan komputer dalam tingkat yang lebih tinggi untuk para pekerja dan perlunya pelatihan ulang.

3. Jenjang karier karyawan

Peningkatan penggunaan TI dalam perusahaan secara signifikan dan dapat menimbulkan dampak tidak terduga atas jenjang karier. Telah banyak profesional berkeahlian tinggi yang telah mengembangkan kemampuan mereka melalui pengalaman selama bertahun-tahun, memiliki serangkaian posisi yang menghadapkan mereka pada situasi yang makin sulit dan rumit. Penggunaan e-learning dan tutorial inteligen dapat menjadi jalan pintas bagi pembelajaran ini karena memungkinkan pengangkapan dan pengelolaan penggunaan pengetahuan secara lebih efisien.

4. Supervisi

Fakta bahwa pekerjaan seorang karyawan dilakukan secara online dan disimpan secara elektronik menimbulkan kemungkinan adanya supervisi elektronik yang lebih besar. Supervisi jarak jauh lebih banyak menekankan pada pekerjaan yang diselesaikan dan lebih sedikit berkaitan dengan hubungan personal serta politik kantor. Dalam hal ini internet memiliki potensi untuk meningkatkan supervisi jarak jauh.

5. Pekerjaan manajer

Tugas yang paling penting bagi manajer adalah mengambil keputusan. TI dapat mengubah cara pengambilan keputusan dibuat, dan akibatnya juga mengubah pekerjaan para manajer. Bagi para manajer teknolog informasi memberi mereka waktu untuk keluar dari kantor dan masuk ke lapangan. Mereka juga dapat meluangkan lebih banyak waktu untuk aktivitas perencanaan. Pengumpulan informasi untuk pengambilan keputusan kini dapat dilakukan secara lebih cepat melalui mesin pencari dari internet. TI mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melengkapi tahapan dalam proses pengambilan keputusan. TI juga dapat mengubah syarat kepemimpinan, contohnya komunikasi langsung yang biasanya dilakukan dapat digantikan oleh e-mail dan konferensi terkomputerisasi. Hal tersebut menyebabkan kualitas kepemimpinan yang berkaitan dengan kehadiran fisik akan berkurang. Kepemimpinan yang efektif dapat dianggap lebih berkaiatan dengan komunikasi berbasis komputer.

Beberapa peranan teknologi informasi, menurut Abdul Kadir, antara lain:

1. Teknologi informasi menggantikan peran manusia. Dalam hal ini, teknologi informasi melakukan otomasi terhadap suatu tugas atau proses.
2. Teknologi memperkuat peran manusia, yakni dengan menyajikan informasi terhadap suatu tugas atau proses.
3. Teknologi informasi berperan dalam restrukturisasi terhadap peran manusia. Dalam hal ini, teknologi berperan dalam melakukan perubahan-perubahan terhadap sekumpulan tugas atau proses.

Beberapa peranan sistem informasi, menurut Alter (1992), antara lain :

1. Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-tugas (otomasi).
2. Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendali dalam sebuah subsistem
3. Mengkoordinasikan subsistem-subsistem
4. Mengintegrasikan subsistem-subsistem

1.The rivalry among existing firms in the industry

• Menambah daya saing karena teknologi informasi meningkatkan efisiensi dan efektifitas organisasi
• Teknologi informasi dapat menjaga kemanan laporan dari suatu organisasi. Contoh : Menggurangi kemungkinan laporan suatu organisasi dapat dicuri
• Tekonologi informasi meningkatkan akurasi
• Dengan adanya TI, dapat meningkatkan employee satisfaction

2.The bargaining power of buyers

• TI membantu untuk menjaga hubungan baik dengan buyer
• TI dapat memberikan layanan kepada pelangan 24 jam

3.The bargaining power of Suppliers,

1. TI membantu menjalin hubungan baik dengan supplier
2. TI memudahkan organisasi untuk melakukan pencarian dan perbandingan supplier yang dapat menyediakan produk atau jasa yang lebih baik dan murah
3. TI memudahkan proses pendistribusian informasi kepada supplier
4. TI mempermudah organisasi untuk mencari supplier
5. TI dapat digunakan untuk mengintegrasi supply chain dengan supplier

4.The threat of entry of new competitor

1. TI memungkinkan organisasi menurunkan biaya produksi sehingga dapat menjual barang dengan harga lebih murah dari pada pesaing baru

5.The threat of substitute product or services

1. TI memungkinkan diversifikasi produk

 Di dalam bidang sistem informasi, keunggulan kompetitif (competitive advantage) mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pengungkitan (leverage) didalam pasar. Ingat bahwa manajer perusahaan menggunakan sumber daya virtual sekaligus juga fisik dalam memenuhi tujuan-tujuan strategi perusahaan. Pandangan secara luas atas keunggulan kompetitif menyadari adanya organisasi-organisasi yang bersaing dengan perusahaan sekaligus sekaligus juga profesional dan staf di negara-negara lain yang bersaing memperebutkan pekerjaan dengan karyawan perusahaan. Perusahaan multinasional sering kali mengontrakkan pekerjaan (outsource) ke organisasi-organisasi lain agar dapat mencapai suatu keunggulan ekonnomi. Perusahaan yang melakukan bisnis secara global memiliki kebutuhan-kebutuhan informasi dan koordinasi khusus. Biasanya keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui pengelolaan sumber daya fisik.

Contoh Penggunaan Sistem Informasi (Teknologi Informasi) Untuk Menerapkan Strategi Kompetitif

1. Biaya rendah :

  * Sentralisasi dalam pembelian

  * Pengawasan yang lebih efektif

2. Menciptakan perbedaan :

  * Analisis kebutuhan pelanggan berbasis komputer

  * Customer online shipment tracking

3. Inovasi :

* Customer order entry

* Online package tracking

4. Mendorong pertumbuhan :

* Jaringan telekomunikasi global

* POS inventroy tracking

* Meningkatkan kualitas dan efisiensi

Sistem Informasi Strategis adalah dukungan terhadap  sistem informasi komputer yang digunakan pada tingkat organisasi yang mengubah tujuan operasional, produk jasa dan hubungan lingkungan untuk membantu organisasi. Sedangkan menurut Martin (1994), Sistem Informasi Strategis adalah alat untuk mengimplementasikan strategi dengan menggunakan informasi, pengolahan informasi dan komunikasi informasi. Menurut Laudon(1997), Sistem Informasi Strategis adalah sistem komputer yang digunakan pada setiap tingkatan organisasi yang mengubah tujuan operasional, produk jasa dan hubungan lingkungan  untuk membantu organisasi memperoleh keunggulan kompetitif.

            Sistem Informasi dapat mempengruhi aktifitas bisnis perusahaan secara keseluruhan sehingga dapat membantu perusahaan dalam persaingan bisnis dengan perusahaan lainnya. Sistem yang dijalankan tidak hanya dalam lingkup organisasi itu sendiri, tapi melibatkan pelanggan atau klien, pemasok dan pesaing. Sistem Informasi dapat dipandang secara strategis yaitu sebagai jaringan kompetitif vital (pembaharuan organisasi) dan invesasi teknologi untuk membantu mencapai tujuan.